Oferta handlowa
Menedżer wybiera usługi - system pobiera markowy plik PDF.
Procesy · Automatyzacja AYSiTE
Automatyzacja dokumentów i raportów
Usuwamy kopiowanie pomiędzy tabelami i szablonami: dane są sprawdzane i kompilowane w gotowy dokument zgodnie z regułami biznesowymi.
Szablony DOCX, PDF, tabel i listówAutopodstawienie danych z formularza lub CRMTrasy i statusy zatwierdzania
Wynik
kim jesteś otrzyma
Mniej błędów w rekwizytach i godzinach rutyny wróciło do zespołu.
- Szablony DOCX, PDF, tabel i listów
- Autopodstawienie danych z formularza lub CRM
- Trasy i statusy zatwierdzania
- Archiwizuj, numeruj i wysyłaj do klienta
Przykłady
Jak to działa w praktyce
Umowa
Szczegóły są pobierane raz, bez ponownego wprowadzania.
Raport
Dane z wielu źródeł są automatycznie zestawiane w raport okresowy.
Jak pracujemy
Metoda pracy
Jak eliminujemy ręczne wypełnianie umów, faktur i aktów
Zapasy
Jakie dokumenty, jak często i kto je teraz sporządza.
Szablony
Uzgodnione sformułowanie, pola zmienne i niezmienne.
Zastąpienie
Dane pobierane są z karty klienta lub transakcji.
Przechowywanie
Struktura folderów i oczekiwane nazwy plików.
Wysyłka
Poczta lub komunikator Klienta od razu po utworzeniu.
Przypomnienie
Kontrola płatności i terminów bez ręcznego śledzenia.
FAQ
Często zadawane pytania
O co zwykle pyta się przed rozpoczęciem: automatyzacja dokumentów.
Tak. Zachowujemy strukturę i styl oraz automatyzujemy pola zmienne i logikę.
Tak. W razie potrzeby dodajemy obowiązkową zgodę osoby odpowiedzialnej.
Możesz zacząć bez zadania technicznego
Opisz, co wymaga czasu.
Zaproponujemy schemat.
Opinie
Opinie klientów
★★★★★
Pozdrawiam, szczere opinie dla potencjalnych klientów. Współpracowałem z wieloma osobami, ale z nikim nie miałem takiej komunikacji jak tutaj (zgłoszenia zostały zrealizowane bardzo szybko, kreatywne pomysły, szybkość, szybkie rozwiązywanie problemów, wszystko na najwyższym poziomie) Jeśli wybierasz ludzi do stworzenia strony internetowej lub czegoś podobnego, to dobrze trafiłeś. Życzę rozwoju i pomyślności.
RomanFirma sprzątająca Goldi Clean
★★★★★
Jesteśmy szczerze zadowoleni z wykonanej pracy i komunikacji. Wszystkie nasze życzenia dotyczące strony zostały spełnione i wszystko zostało powiedziane. Dziękuję🩷
DianaNEC „Harmonia”
★★★★★
Dziękuję, jestem bardzo zadowolona.
SwietłanaStudio urody Svitlana Mazur
Automatyzacja dokumentów i raportów: szczegółowo
Dokumenty zajmują więcej czasu niż się wydaje: umowy, faktury, akty, oferty handlowe, faktury. Każdy powstaje ręcznie, z kopiowania poprzedniego, dlatego regularnie trafiają do nich szczegóły, daty i kwoty.
Automatyzacja eliminuje ręczne wypełnianie: dane pobierane są z jednej karty, dokument jest składany według szablonu i natychmiastowo wysyłany. Efekt składa się z dwóch części — oszczędności godzin rutynowej pracy i ograniczenia błędów, które później kosztują ponowne wystawianie dokumentów i zerwane umowy.
Oddzielnym, mniej oczywistym efektem jest prędkość. Firma, która wysyła fakturę pięć minut po rozmowie, zamyka więcej transakcji niż ta, która robi to następnego dnia.
Jak to działa
Tworzysz kartę klienta lub umowy – następnie system podstawia dane do szablonów: umowa, faktura, umowa, oferta. Dokument zostaje zapisany w żądanym folderze pod właściwą nazwą, numer zostaje nadany automatycznie, przesyłka trafia na pocztę lub do komunikatora Klienta.
Do procesów powtarzalnych dodajemy łańcuchy: faktura po umowie, czynność po realizacji, przypomnienie o płatności trzeciego dnia i powtórzenie siódmego.
- Wzory umów, faktur, ustaw, wniosków.
- Automatyczne numerowanie i nadawanie nazw plikom.
- Zapisz w strukturze folderów lub w CRM.
- Wysyłanie do klienta i przypomnień o płatnościach.
- Ujednolicone przetwarzanie wszystkich dokumentów firmowych.
Oferty komercyjne
Szczególnym przypadkiem są KP, które menadżerowie pobierają ręcznie w rozliczeniu godzinowym. Dzięki szablonowi i kalkulatorowi w ciągu kilku minut powstaje oferta z właściwymi cenami i aktualnymi warunkami, w jednym projekcie.
Chodzi tu zarówno o szybkość reakcji, jak i wygląd firmy: klient porównuje Cię nie tylko ceną, ale także wyglądem przesłanego przez Ciebie dokumentu.
Procedura przechowywania
Połowa problemu z dokumentami nie polega na ich tworzeniu, ale na ich znajdowaniu. Od razu określamy strukturę: według klienta, według transakcji, według rodzaju i daty, z przewidywalnymi nazwami plików.
Po roku oszczędza się znacznie więcej czasu niż samo pokolenie – szczególnie gdy trzeba odebrać dokumenty do dwuletniej umowy.
Kto jest za co odpowiedzialny
Automatyzacja nie zdejmuje odpowiedzialności: ktoś musi sprawdzić kwoty i zgodzić się na niestandardowe warunki. Projektujemy proces tak, aby ten krok był jasny, a nie „wydaje się, że menadżer patrzył”.
W przypadku dokumentów krytycznych dodajemy akceptację: do czasu potwierdzenia przez osobę odpowiedzialną dokument nie trafia do klienta.
Ograniczenia
Automatyzacja nie zastępuje prawnika: przed wydaniem setek umów należy sprawdzić szablony.
Pracujemy z treścią, na którą się zgodziłeś i ustalamy, które pola są zmienne, a których nie można dotykać - tak, aby po sześciu miesiącach nikt nie „naprawiał” istotnego warunku w szablonie.